La función Archivística es un aspecto de enorme trascendencia dentro de la Administración pues de ella depende en gran parte del correcto planteamiento de sus relaciones con los ciudadanos y el nivel de deficiencia de sus gestiones.

En efecto los Archivos constituyen la memoria de la actuación de la Administración y el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la propia administración. Son además un factor imprescindible de continuidad frente al carácter cambiante y variable de las estructuras gubernamentales y de los funcionarios de cuya actividad son reflejos, son los garantes de la adecuada conservación del patrimonio documental.

En la Gaceta Oficial del día 26 de enero de 1960, se promulgó la ley # 714, de ese año, relacionada con las funciones, desempeño y características generales del Archivo Nacional de Cuba. A partir de entonces de manera gradual, aparece en el país la Red de Archivos Provinciales y Municipales que asumen en cada territorio iguales responsabilidades. El Archivo Provincial de Pinar del Río se funda el 1° de diciembre de 1983 y se mantiene como entidad única de este tipo en la provincia, teniendo desde entonces su domicilio legal sito en la calle Martí # 162 entre Ciprián Valdés y Comandante Pinares en la Ciudad de Pinar del Río. Subordinándose a la entonces Academia de Ciencias de Cuba hasta el año 1986 que pasa al Ministerio de Cultura; perteneciendo actualmente, desde el 1° de enero del 2002 al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), trasladándose a Martí 152 esquina Comandante Ramón González Coro a partir de abril del año 2004.

Como Institución desempeña el encargo social de preservar y promover, para su estudio los documentos que forman parte de la historia de la región pinareña. Para ello dispone su estructura y tiene como funciones propias de su contenido de trabajo:

1. Atesorar, organizar, custodiar y conservar la documentación de valor permanente correspondiente a su territorio.
2. Poner la información de sus fondos y colecciones al servicio del público, previa solicitud por escrito.
3. Mantener actualizada la Memoria Documental de la Provincia a través del reabastecimiento sistemático de sus fondos y colecciones con documentos de valor histórico permanente.

La documentación que atesora la institución, constituye por sí misma el Patrimonio Documental del territorio con todos los valores que ello implica. Se cuenta con documentos originales y en su gran mayoría inéditos, con carácter histórico, político, económico, social, científico, cultural y judicial que abarca todas las etapas históricas: Colonia, República y Revolución, enmarcando sus fechas limítrofes, en general desde 1775, con el fondo más antiguo que son los Protocolos Notariales de la Escribanía de Gobierno, hasta la actualidad con los diversos documentos generados por empresas e instituciones, tanto estatales como privadas, que después de vencido el plazo de conservación pasan a completar y enriquecer nuestro fondo.

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